كيف أكتب رسالة إدارية

الرسالة الإداريّة

تُعرف الرّسالة الإداريّة بأنّها مجموعة من النّشرات والرّسائل التي يتمُّ تداولها بين الإدارات المُختلفة في بيئة العمل الواحدة، وتحتوي هذه الرّسالة على معلومات حول موضوع مُعيّن.^[١] من التّعريفات الأخرى للرّسالة الإداريّة هي أيّ رسائل يتمُّ تبادلها بين مجموعة من الأفراد في العمل، وقد تتمُّ صياغتها وفقاً لمُلاحظات ومُذكّرات بريديّة، أو بالاعتماد على البريد الإلكترونيّ. تتميّز الرّسالة الإداريّة بأهميّة كبيرة في بيئة عمل الشّركات؛ لأنّها تُساهم في توضيح طبيعة الأحداث المهنيّة اليوميّة.^[٢] تُعرَف الرّسالة الإداريّة أيضاً بأنّها طريقة تراسل تَعتمد على إرسال واستقبال الأخبار والتّقارير والتّعليقات، وغيرها، بحيث تُساهم في بناء قنوات اتّصال بين كافّة مُكوّنات المُؤسّسة.^[٣]

كتابة الرّسالة الإداريّة

تُعتبر كتابة رسالة إداريّة من الأنشطة التي تحتاج إلى دقّة وتميُّز في كتابتها، لذلك من المُهمّ التقيّد بالأمور الآتية للنّجاح في الكتابة:^[٤]

• اختيار الكلمات والجُمل المفهومة، وكتابتها بطريقة صحيحة خالية من الأخطاء اللغويّة والنحويّة.
• مُراعاة ترتيب النصّ بطريقة صحيحة من خلال توزيعه على مجموعة من الفقرات والأقسام التي تُساهم في توصيل المعلومات الخاصّة به بوضوح.
• استخدام نوع ورق مُناسب في حال كتابة رسائل إداريّة ورقيّة؛ إذ يجب الحرص على أن يكون الورق مُتطابقاً مع المُواصفات والمقاييس المُعتمدة في كتابة الرّسائل الرسميّة.
• الحرص على كتابة المعلومات المُهمّة بطريقة مُباشرة، والابتعاد عن التّفاصيل الزّائدة في حال لم يكن لوجودها أيّ داعٍ في نصّ الرّسالة.
• المُحافظة على وجود مسافات مُخصّصة لهوامش الرّسالة، مع الحرص على تساوي قياساتهم بطريقة صحيحة.
• قبل المُباشرة في كتابة تحيّة بداية الرّسالة، من الواجب ترك فراغ بمقدار مسافة سطر واحد، ويُكرّر ذلك عند كتابة تحيّة ختام الرّسالة.
• الاهتمام بأن يكون نص مُحتوى الرّسالة بسيطاً مع مُراعاة توصيله للهدف الرئيسيّ، أو للموضوع الذي سيتمُّ إرساله من خلال الرّسالة.

أهميّة الرّسالة الإداريّة

للرّسائل الإداريّة أهميّة كبيرة جدّاً في بيئة العمل في المُؤسّسات والشّركات، وتتلخّص وفقاً للنّقاط الآتية:^[٤]

• تُعتبر وسيلةً من وسائل المُخاطبة والمُراسلة بين الدّوائر والأقسام المُتنوّعة، سواءً داخل بيئة العمل أو مع النّطاق الخارجيّ، والذي يشمل على المُؤسّسات الأخرى العامّة والخاصّة، والتُجّار والزّبائن، والعملاء.
• تُوفّر الوقت والجهد في الذّهاب بشكل شخصيّ إلى الأقسام الأخرى، أو المُديريّات الفرعيّة التي تتبع للإدارة الرئيسيّة؛ إذ تُساهم الرّسالة الإداريّة في توصيل المعلومات المطلوبة بشكل سريع.
• تعدُّ من الوثائق الرسميّة والقانونيّة التي من المُمكن استخدامها بهدف الرّجوع لها، حتى بعد انتهاء السّبب الخاصّ بإرسالها.
• تُستخدَم الرّسائل الإداريّة أحياناً كوسائل إعلانيّة؛ وخصوصاً في الشّركات التي تعمل في مجال التّجارة التي تريد نشر مجموعة من الإعلانات عن مُنتج جديد، سواءً بالاستعانة في الصّحف اليوميّة أو مواقع الإنترنت.

أنواع الرسائل الإداريّة

تُقسم الرّسائل الإداريّة إلى مجموعة من الأنواع، ومن أهمّها:^[٥]

• الرّسالة الإداريّة العامّة: هي الرّسالة التي تُستخدَم غالباً من أجل تعزيز الاتّصال بين الإدارات المُختلفة، وتحتوي على مجموعة من المعلومات بمواصفات وخصائص الرسالة الرسميّة، وتختلف طبيعة الرّسائل الإداريّة بحسب الهدف الخاصّ بها؛ فالرّسائل التي تحتوي على معلومات عامّة لكافّة المُوظّفين مُختلفةٌ عن التّعميمات الإداريّة التي تكون خاصّةً بقسم مُعيّن في الشّركة.
• المُذكّرة الإداريّة: هي نوع من أنواع الرذسائل الإداريّة، ولكنّها تتميذز بحجمها الصّغير الذي لا يتجاوز الصّفحة الواحدة، تحتوي على مجموعة من المعلومات المُباشرة، وتُستخدَم غالباً من أجل الأحداث والمَهام اليوميّة، مثل التّذكير بعقد اجتماعات، أو تكليف بعض المُوظّفين للقيام بمَهام مُعيّنة.
• التّقرير الإداريّ: هو عبارة عن مجموعة من المعلومات المكتوبة أو الشفويّة التي تتضمّن الحديث عن موضوع مُعيّن، وتُساهم في تقديم التّفسير المُناسب الذي يشمل على كافّة التّفاصيل والبيانات التي تُوضّح الهدف من كتابة التّقرير الإداريّ. تُساعد التّقارير الإداريّة عموماً على اتّخاذ العديد من الإجراءات ضمن بيئة العمل.

مُكوّنات الرّسالة الإداريّة

تحتوي الرّسالة الإداريّة على مجموعة من المُكوّنات وهي:^[٥]

• الجهة المُرسِلة للرّسالة: هي غالباً ما يتمُّ بدء الرّسالة بها في السّطر الأول، تحتوي على معلومات حول الجهة أو الشّخص المُرسِل للرّسالة، وتشمل على الاسم والدّور الوظيفيّ، وأيّة معلومات أخرى من المُهمّ إضافتها.
• تاريخ الرّسالة: هو التذاريخ الخاص يتحرير وكتابة الرّسالة، ويُعتَبر تاريخاً مُعتمداً ورسميّاً وموثوقاً.
• موضوع الرّسالة: هو العنوان الرئيسيّ للرّسالة، ويُساهم في تعزيز فهم الهدف من إرسالها، وغالباً تُستخدَم كلمات قليلة في كتابة موضوع الرّسالة الإداريّة.
• الجهة المُستلِمة للرّسالة: هي الجهة التي ستستلم الرّسالة، سواءً أكانت عبارة عن أفراد (المُوظّفين داخل المُؤسّسة)، أو المُؤسّسات الأخرى التي يتمُّ التّعامل معها ضمن نطاق المُراسلات الخارجيّة.
• مُحتوى الرّسالة: هو البيانات والمعلومات التي تتضمّن نص الرّسالة، وتُساهم في توضيح كافّة الأسباب التي أدّت إلى إرسالها، وغالباً ما يُشكّل مُحتوى الرّسالة مجموعةً من المعلومات المكتوبة، أو الرقميّة، أو الصوتيّة، أو المرئيّة.
• التّوقيع: هو التّوقيع الخاصّ بالجهة المُرسِلة للرّسالة، والذي يشمل على توقيع الشّخص مُحرّر الرّسالة، أو المُؤسّسة، مثل استخدام الشّعار الرسميّ الخاصّ بها.
• المُرفَقات: أيّة ملفّات إضافيّة يتمُّ إرفاقها مع الرّسالة من أجل دعم المُحتوى الخاصّ بها، أو بهدف مُساعدة الجهة المُستلِمة عن طريق تزويدهم بموادّ تُعزّز من فهم الرّسالة بطريقة أفضل.

نصائح عند كتابة الرسالة الإداريّة

قبل إرسال الرسالة الإداريّة يجب التقيد بالنصائح الآتية:^[٦]

• استخدام المُغلفات الرسميّة التي يحتوي غلافها على مجموعة من المعلومات الخاصّة في جهة الإرسال، وخصوصاً في حال كانت مُؤسّسةً رسميّةً.
• كتابة الألقاب الرسميّة الخاصّة في الجهة المُستلِمة، مثل: سعادة المدير العام، أو حضرة رئيس مجلس الإدارة.
• الإشارة إلى وجود نُسخ من الرّسالة الإداريّة في حال كانت مُرسلةً لأكثر من شخص، وعادةً في الرّسائل الورقيّة يُكتب في نهاية نصّ الرّسالة: نسخة إلى/…..، أما في الرّسائل الإلكترونيّة فيتمّ اختيار خيار إرسال نُسخ من الرّسالة من خلال إضافة أسماء مجموعة من الأشخاص إلى خانة المُستلِمين.

فيديو عن كيفية كتابة الرسالة الرسمية

للتعرف على المزيد تابع الفيديو

المراجع

1. ↑ “مراسلة”، المعاني، اطّلع عليه بتاريخ 12-1-2017. بتصرّف.
2. ↑ “correspondence”, Business Dictionary, Retrieved 12-1-2017. Edited.
3. ↑ “correspondence”, Dictionary.com, Retrieved 12-1-2017. Edited.
4. ^ ^{أ ب} “الرسائل الإدارية وأنواعها”، جامعة المجمعة، اطّلع عليه بتاريخ 12-1-2017. بتصرّف.
5. ^ ^{أ ب} الإدارة العامة لتصميم وتطوير المناهج (1429 هـ)، تخصص محاسبة – إجراءات السكرتارية 1، المملكة العربية السعودية: المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني، صفحة 92، 93، 94، 95، 108، 115. بتصرّف.
6. ↑ “United Nations Correspondence Manual”, United Nations, Retrieved 12-1-2017. Edited.